Proč je procesní analýza důležitá

Optimalizaci a údržbě vnitrofiremních procesů se většina firem věnuje až na posledním místě. S rozvojem každé společnosti je primárním zájmem uspokojení potřeb zákazníka, tedy samotný obchod. Následným dalším krokem je zajištění chodu firmy, počínaje zaměstnanci, přes techniku, kterou budou tito zaměstnanci obsluhovat, až po zajištění finančních prostředků pro realizaci celého obchodu. 

Velmi mnoho společností stanovení optimálních procesů nepovažují za důležité, dokud nezačne nějaká část procesu zadrhávat. Většinou je tato situace provázena, nedodržováním termínů, častá fluktuace zaměstnanců v oddělení, případně vyšší nákladovost v podobě chyb. 

Preventivně pracujte na odstranění těchto možných rizik, právě procesní analýzou. Vždyť prevence je vždy levnější, než odstraňování škod způsobených nefunkčním procesem. Určitě se vyhnete i zvýšené míře nervozity mezi zaměstnanci. 

V odstavci níže najdete základní informace o procesním řízení, abyste si lépe představili, jak důležité je mít správně nastaveny vnitrofiremní procesy.

Základní informace o procesním řízení

Jedná se o manažerskou disciplínu i technologii opřenou o uchopení struktur firmy, její architektury a jejího řízení prostřednictvím podnikového modelu („Enterprise Model“). Ten musí zachytit základní rozměry podnikání:

    • jeho cíle
    • hodnototvorné procesy
    • jejich organizační, znalostní i informační infrastruktury a podpůrné technologie

Cílem BPM (Business Process Management) je zajištění rozměrů podnikání ve všech jejich vazbách a dynamice změn s využitím možností vývoje informační technologie.

    • Procesní řízení je filozofie řízení, která hájí integrované pojetí řízení procesu od začátku do konce, včetně elementárních činností, v nichž vzniká produkt nebo služba pro daného zákazníka.
    • Procesní řízení je systematický, datově orientovaný přístup ke zlepšování výkonnosti organizace. Jedná se o přístup identifikující příležitosti ke zlepšení s použitím prověřených metod řešení problémů.
    • Procesní řízení je vyhodnocení, a v případě potřeby restrukturalizace, funkcí systému s cílem zajistit co nejefektivnější a nejhospodárnější provádění procesu.
    • Procesní řízení je plánování a řízení činnosti nezbytných k dosažení vysoké úrovně výkonnosti procesů a v identifikování příležitostí ke zlepšení kvality, provozní výkonnosti a trvalého uspokojování zákazníků. Zahrnuje návrh, řízení a kontrolu a zlepšování klíčových procesů organizace.
    • Procesní řízení je soubor činností plánování a monitoringu provádění procesů a obzvláště klíčových procesů organizace. V tomto případě se často zaměňuje s reengineeringem.
    • Pojem procesní řízení označuje sled činností, které organizace provádí za účelem optimalizace svých klíčových procesů, nebo je přizpůsobuje svým novým potřebám.

Metodika modelování a analýzy podnikových procesů

Metodika slouží k analýze procesů daného podniku a k vytvoření jejich komplexního modelu. Tato analýza a vytvořený model slouží k utvoření lepší představy o stavu procesů v podniku a umožňuje tak následně provést jejich optimalizaci (a to jak formou radikálního reinženýringu, tak i pomocí drobných změn a vylepšení). Dále může posloužit i jako podklad při tvorbě informačního systému, který bude tyto procesy podporovat, a obecně pomůže zlepšit procesní řízení v podniku (Business Process Management – BPM). Metodika respektuje základní cíle, stav a charakteristiky organizace a předpokládá, že všechny činnosti prováděné v organizaci slouží výhradně cílům organizace.

Aby byla tato metodika v praxi použitelná, musí být doplněna nástroji umožňujícími modelování nástrojů ve shodě s jejími principy. Lze použít například „Techniku modelování procesů PDT“, která byla pro tyto účely specifikována. Lze ale použít i jiné nástroje, obecně vycházející z notace BPMN (Business Process Model and Notation), například Blueworks Live od společnosti IBM.

Postup procesní analýzy dle této metodiky následně probíhá ve třech hlavních fázích:

    • Analýza elementárních procesů – zjištění základních procesů, jejich struktury a vazeb, za pomocí analýzy událostí a reakcí a jejich vzájemných souvislostí.
    • Specifikace klíčových procesů – zjistění klíčových procesů, jejich struktury a vazeb a jejich podstatných atributů, na základě výsledků předchozí fáze a za pomoci objektové analýzy produktů.
    • Specifikace podpůrných procesů – zjištění podpůrných procesů, jejich struktury a vazeb a podstatných atributů, na základě výsledků předchozích fází a pomocí objektové analýzy organizace.

Těmto fázím předchází ještě „Analýza událostí a vnějších reakcí“, která se zabývá reálnými událostmi, které jsou důležité pro dosažení cíle či vzniku produktu, a reakcemi, které tyto události spouští. Tyto reakce a události jsou vnější – tedy takové, které stojí mimo organizaci (právě proto nejlépe ukazují, co je objektivním důvodem k činnosti podniku).
Výsledkem analýzy událostí je seznam těchto událostí, strukturovaný (podle cílů, produktů, případně dalších aspektů procesů, či podniku) do základních dvou typů:

    • události věcné: vždy doprovázeny nějakou „surovinou“ či produktem procesu, odrážejí některou akci objektu podnikového systému (aktéra, procesu, atd.)
    • události časované: nastávají v momentě, kdy je od procesu něco požadováno – např. začátek měsíce, konec účetního období, atd.